Автоматизация документооборота: диплом по теме автоматизации - ВКР/НИР

Как написать дипломную работу на тему автоматизации документооборота. Актуальность цели и задач во введении диплома, направления исследования, суть и особенности написания, а также готовый образец плана, содержания и заключения дипломной работы по автоматизации документооборота. Узнать рекомендации экспертов и скачать пример дипломной работы бесплатно.

Движение документов на предприятии с момента их создания до завершения обработки называется документооборотом. Актуальность исследования автоматизации документооборота в дипломе обусловлена необходимостью в обеспечении полноты и сохранности информации, удобстве поиска и хранения различных данных, а также сокращении времени, необходимого для согласования документов. Для более глубокого понимания сути в данной статье представлены рекомендации по написанию таких тем дипломных работ по автоматизации документооборота, пример которых приведен в таблице ниже.

Посредством автоматизации документооборота реализуется организация любого взаимодействия между персоналом или структурными подразделениями того или иного предприятия. Такие системы автоматизации документооборота предоставляют возможность создания документов, их циркуляции по структурным подразделениям, а также обеспечивают контроль над исполнением служебных записок и приказов. Функциональная модель такой системы представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Функциональная модель системы автоматизации документооборота в дипломе

При исследовании автоматизации документооборота в дипломной необходимо учитывать, что каждый отдельный документ в такой электронной системе отличается наличием пула реквизитов (дата создания, ФИО автора, тип документа), характеризующих данный документ. Таким образом, можно не только подтвердить подлинность данных, но еще и однозначно определиться с автором, а также добиться максимально эффективной безопасности хранения (подробно об этом изложено здесь).

Вместе с тем, автоматизация документооборота предоставляет возможность проводить оперативное изменение форм документов или передавать данные выбранному сотруднику. Посредством такой маршрутизации документы могут направляться абсолютно любым адресатам по установленным в системе правилам движения документации.

Необходимо отметить, что при подготовке дипломной работы по автоматизации документооборота необходимо описать процесс разграничения полномочии различных сотрудников в части предоставления прав по использованию информации, а также предоставить информацию возможности интеграции системы документооборота с финансовыми, производственными или аналитическими системами предприятия. Такое взаимодействие определяется при помощи моделирования, пример которого представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Бизнес взаимодействие структурных подразделений в дипломной работе по >автоматизации документооборота

Таким образом, автоматизация документооборота позволяют персоналу получить полный или частичный контроль (в зависимости от полномочий) над документами, ограничить возможности по изменению файлов и т.д.

В качестве примера дипломной работы по автоматизации документооборота приведем этап выпускной работы по анализу документооборота предприятия.

Понятие документооборота, или организации движения документов между пользователями системы, имеет важное значение для безбумажной технологии.

Документооборот с внешними объектами

Внешними объектами, с которыми Департамент ФГСЗН обменивается различного рода информацией, являются: безработные, работодатели, Администрация Амурской области, Департаменты ФГСЗН субъектов Российской Федерации, Министерство экономического развития России, Федеральная служба по труду и занятости, Департамент социальной защиты, Амурский областной комитет статистики, Контрольно-ревизионное управление в Амурской области, Губернатор Амурской области, Филиал Импекс-банка г. Благовещенска, Министерство Финансов РФ, Администрация города Благовещенска, Военный коммисариат г. Благовещенска, Главный Федеральный инспектор Амурской обл., Пенсионный фонд, Пресса, ООО Теледайн Системс Лимитедс, Управление по делам миграции, Территориальное управление Министерства имущественных отношений РФ по Амурской обл-ти, районные центры занятости. Контроль за деятельностью предприятия со стороны вышестоящих организаций и государственных органов осуществляется посредством нормативных документов (инструкций), приказов, распоряжений и указаний.

В вышестоящие организации предприятие отправляет отчеты о проделанной работе.

В районные подразделения Департамент ФГСЗН отправляет приказы, данные о минимальной заработной плате, данные начислению пособий, обновления баз данных по вакансиям.

В фонд обязательного медицинского страхования, в пенсионный фонд и в фонд социального страхования сведения о сотрудниках передает отдел кадров. В свою очередь, Дальмедстрах изготавливает и передает медицинские полиса, а Пенсионный фонд - пенсионные удостоверения.

В центр статистики и сертификации Департамент отправляет данные о численности сотрудников предприятия, о заработной плате, об основных средствах, имеющихся в распоряжении. Контрольно-ревизионное управление отправляет акты документальных ревизий Департамента, в ответ на них предоставляются справки об исправлении недостатков.

Внутренний документооборот предприятия

В процессе своей деятельности Департамента осуществляет сбор, обработку, накопление, хранение, представление информации о безработных, работодателях, имеющихся технических средствах, статистической и отчетной информации. Результатом осущест¬вления указанных действий являются информационные ресурсы, которые со-средотачиваются в виде отдельных документов и массивов документов в ин¬формационной системе.

В контексте внутреннего документооборота можно отметить следующие особенности отделов.

Отдел ИТА 2 раза в год проводит инвентаризацию технических средств Департамента и районных ЦЗН. По мере необходимости обеспечивает другие отделы и районные ЦЗН докупентацией на ПО. В отдел ИТА приходят заявки на ПО. Выписывает заявки на ремонт технических средств соответствующим организациям.

Бухгалтерский отдел регулярно поставляет в отдел трудоустройства и в отдел профориентации на распределение средств на активные программы занятости.

Отдел профобучения обменивается информацией с отделом трудоустройства по организации профобучения и профориентации безработных граждан.

Отдел трудоустройства и специальных программ информирование у контрольно-правового отдела договора по активных формам занятости.

Контрольно-правовой отдел контролирует правомерность правовых актов, составленных отделами, разрешает правовые вопросы.

Полный перечень актуальных статей и рекомендаций по автоматизации в целом и автоматизации документооборота в частности изложен здесь.