Разработка проекта автоматизированной системы коммуникаций, расширяющая возможности работы с электронной почтой ЦОО ФИСТ

Объектом исследования является Центр открытого образования факультета информационных систем и технологий УлГТУ. Цель дипломного проекта – изу-чить процессы работы подразделения, разработать систему коммуникаций, рас-ширяющую возможности работы с электронной почтой. Программный продукт разработан на платформе 1С:Предприятие (язык программирования 1С) и предназначен для рассылки электронных уведомлений студентам и сотрудникам подразделения.

Во введении обосновывается необходимость реализации данной задачи.

В первой главе выделяются особенности предметной области, которые должны быть учтены далее при проектировании и реализации программной си-стемы.

Во второй главе сформулирована постановка задачи, приведены требования к программному продукту, его назначение и функции, описывается структура данных, используемых в проекте, а также приводится описание особенностей ре-ализации проекта.

В третьей главе приведены экономические расчеты, которые показывают целесообразность разработки системы коммуникаций.

В заключении подводятся итоги работы.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. С ростом популярности Интернета электронная почта становится важнейшим сред-ством коммуникаций, и в настоящее время деятельность многих организаций, как государственных, так и частных, невозможно представить без электронной почты. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это уменьшает традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, городах, регионах. [1]

Объектом автоматизации является Центр открытого образования ФИСТ, а предметом - разрабатываемая система. Административная работа центра подразумевает постоянное общение со студентами. К сожалению, не все студенты и тем более абитуриенты своевременно узнают нужную информацию. И если раньше сотрудникам деканата приходилось распечатывать индивидуальные планы студентам, вешать объявления, обзванивать каждого студента, то теперь это стало занимать слишком много времени.

Целью данной выпускной квалификационной работы является автоматизировать процесс коммуникации студентов и сотрудников по электронной почте в Центре открытого образования ФИСТ.

На сегодняшний день существует достаточное количество систем электрон-ной рассылки: ePochta, UniSender, eSputnic. Однако данные системы слишком дорогостоящие, как в покупке, так и в дальнейшем обслуживании, поэтому администрацией центра было принято решение о необходимости разработки.

Основное назначение разработанной системы в следующем: своевременное обеспечение информацией студентов и сотрудников ЦОО ФИСТ.

Данная система создается с целью экономии средств на сотовую связь и экономии времени сотрудника.

При разработке были применены следующие методы исследования: системный анализ предметной области,структурное и объектно-ориентированное проектирование, компонентно-ориентированная разработка, различный виды тестирования.

В состав работы входит только интерфейс / скриншоты проектируемого программного обеспечения без исходников. Фактическая разработка программного кода ПО не требовалась / не связана с темой

Автоматизированная система коммуникации ЦОО ФИСТ предназначена для массовой рассылки писем студентам, сотрудникам и отслеживания входящих сообщений электронной почты. Система коммуникации, выполняя отправку сообщений с уведомлениями, участвует в автоматизации следующих бизнес-процессов подразделения:

1. учёт предстоящих событий:

- расписание вступительных испытаний (каждому абитуриенту, предоставившему свои данные, автоматически отправляется файл со списком экзаменов на все специальности, указаны время, дата и адрес каждого экзамена, предварительно список испытаний занесён в базу данных

- результаты вступительных испытаний (после получения результатов вступительных испытаний выбирается список абитуриентов, которые успешно их прошли и им отправляется приглашение для заключения договора об обучении, текст приглашения является одним из эле

- новое расписание (уведомление о новом расписании раз в полгода и дате начала занятий);

- изменение расписания, отмена занятий (уведомление, которое отправляется при изменении расписания, шаблон письма имеется в справочнике);

- праздничные дни (уведомление о работе подразделения в праздничные дни, шаблон письма имеется в справочнике);

- необходимость заявления о дипломном руководителе (уведомление, которое система отправляет автоматически студентам последнего курса);

2. ведение документооборота:

- заключение договора (оформление договора с университетом состоит из нескольких этапов и занимает около 2-3 дней, данные договора, такие как номер, дата и сумма договора сохраняются в базе, при занесении данных договора студенту отправляется уведомление

- расторжение договора (при изменении статуса студента в базе отправляется уведомление о расторжении договора с указанием причины);

- необходимость оформления приложений (уведомление о продлении договора на обучение, которое система отправляет в мае автоматически всем студен-там кроме последнего курса);

- уведомление об успешном факте оплаты (при вводе данных об оплате за обучение в базу студенту отправляется уведомление об успешном факте оплаты);

- ежемесячная сумма задолженности (уведомление каждому студенту, которое система отправляет автоматически каждый месяц, где содержится сумма задолженности за обучение);

3. учёт движения контингента:

- зачисление студента (при изменении статуса абитуриента на студента в базе отправляется уведомление об успешном зачислении);

- формирование групп (формируется и рассылается список групп);

перевод на следующий курс(после оформления приложения отправляется уведомление об успешном переводе на следующий курс);

- отчисление (при изменении статуса студента на отчисленного в базе отправляется уведомление об отчислении).

В результате выполнения выпускной квалификационной работы были по-строены модели предметной области и разработанной системы. Модель предмет-ной области включает в себя диаграммы бизнес-процессов "Как есть" в нотациях IDEF0 и IDEF3 (всего 6 диаграмм), диаграмму потоков данных, диаграммы бизнес-процессов "Как должно быть" в нотациях IDEF0 и IDEF3 (всего 7 диаграмм). Модель системы (6 диаграмм) проектировалась в нотации UML и включает в себя описание функциональных возможностей системы, ее логической и физической структуры, а так же схему взаимодействия модулей. В системе реализовано более 10 сложных объектов, объем кода составляет более 1000 строк.

Полученный программный продукт отвечает всем требованиям пользователей, а так же выполнил все задачи и цель ВКР. Разработанная система позволяет отправлять электронные письма неограниченному количеству получателей, включает встроенные средства управления неограниченным списком электронных адресов, полный набор функций, необходимых для массовой электронной рассылки, шаблоны-письма, соответствующих деятельности ЦОО ФИСТ, удобный интерфейс. Система позволяет экономить время студентов и сотрудников де-каната, деньги за сотовую связь, подразумевает индивидуальный подход и доверительные отношения со студентами подразделения.

В дальнейшем планируется разработать модуль для аналитики рассылок, который будет включать составление отчетов, которые будут включать графики о рассылках: от данных по открытым письмам и кликам до показателей недоставки и причин отказа от подписки.

Представленный выше пример готовой работы бесплатно позволяет ознакомиться с ключевыми аспектами написания курсовых, дипломных работ и ВКР, а также магистерских диссертаций. Стоимость и возможность получения доступа к полной версии данной готовой работы по запросу:

- Онлайн-ответ "Узнать стоимость готовой работы"

- Мессенджеры WhatsApp, Telegram