Автоматизированная система коммуникации ЦОО ФИСТ предназначена для массовой рассылки писем студентам, сотрудникам и отслеживания входящих сообщений электронной почты. Система коммуникации, выполняя отправку сообщений с уведомлениями, участвует в автоматизации следующих бизнес-процессов подразделения:
1. учёт предстоящих событий:
- расписание вступительных испытаний (каждому абитуриенту, предоставившему свои данные, автоматически отправляется файл со списком экзаменов на все специальности, указаны время, дата и адрес каждого экзамена, предварительно список испытаний занесён в базу данных
- результаты вступительных испытаний (после получения результатов вступительных испытаний выбирается список абитуриентов, которые успешно их прошли и им отправляется приглашение для заключения договора об обучении, текст приглашения является одним из эле
- новое расписание (уведомление о новом расписании раз в полгода и дате начала занятий);
- изменение расписания, отмена занятий (уведомление, которое отправляется при изменении расписания, шаблон письма имеется в справочнике);
- праздничные дни (уведомление о работе подразделения в праздничные дни, шаблон письма имеется в справочнике);
- необходимость заявления о дипломном руководителе (уведомление, которое система отправляет автоматически студентам последнего курса);
2. ведение документооборота:
- заключение договора (оформление договора с университетом состоит из нескольких этапов и занимает около 2-3 дней, данные договора, такие как номер, дата и сумма договора сохраняются в базе, при занесении данных договора студенту отправляется уведомление
- расторжение договора (при изменении статуса студента в базе отправляется уведомление о расторжении договора с указанием причины);
- необходимость оформления приложений (уведомление о продлении договора на обучение, которое система отправляет в мае автоматически всем студен-там кроме последнего курса);
- уведомление об успешном факте оплаты (при вводе данных об оплате за обучение в базу студенту отправляется уведомление об успешном факте оплаты);
- ежемесячная сумма задолженности (уведомление каждому студенту, которое система отправляет автоматически каждый месяц, где содержится сумма задолженности за обучение);
3. учёт движения контингента:
- зачисление студента (при изменении статуса абитуриента на студента в базе отправляется уведомление об успешном зачислении);
- формирование групп (формируется и рассылается список групп);
перевод на следующий курс(после оформления приложения отправляется уведомление об успешном переводе на следующий курс);
- отчисление (при изменении статуса студента на отчисленного в базе отправляется уведомление об отчислении).
|