Разработка информационной системы управления процессов поставок

Одной из важнейших задач в условиях рынка, которая позволяет получить максимальную прибыль, является оперативное управление, учет, контроль всем предприятием и обеспечение максимальной реализации продукции при минимизации себестоимости. Это возможно лишь тогда, когда у каждого сотрудника есть возможность быстро получить необходимую информацию. Для этой цели и предназначены информационные системы. Применение специального программного обеспечения существенно увеличивает процесс внесения в базу данных информацию как о материалах, так и ее поиск, но зато в дальнейшем облегчает работу в целом.

Информация в современном мире превратилась в один из наиболее важных ресурсов, а информационные системы стали необходимым инструментом практически во всех сферах деятельности. Разнообразие задач, решаемых с помощью информационных систем, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации.

Создание информационной системы, в качестве своей основной задачи, связано с разработкой автомати­зированной системы, которая будет обрабатывать всю необходимую информацию, и должно существенно облегчить работу любого предприятия.

Модернизация IT-инфраструктуры важный шаг и решение о ее создании - шаг, который может быть сопровождаться серьезными рисками.

Построение информационных систем и проектирование информационной системы позволит:

1. Создание современной системы предоставления услуг, которые соответствуют мировым стандартам качества и приводят к уменьшению времени простоя в целом;

2. Внедрение прозрачной системы контроля затрат;

3. Увеличение степени отдачи вложений в IT-инфраструктуру и системы безопасности;

4. Минимизацию затрат на программное и аппаратное обеспечения.

В настоящее время в непубличное акционерное общество«ИРС» обработка поступающих обращений граждан и организаций, по поводу доставки, а также проектирования современной оргтехники, происходит по телефону.

Прослеживаются несколько этапов передачи информации:

1. Заказчик обращается на фирму к менеджеру по работе с клиентами, для подачи заявки на приобретение необходимого оборудования;

2. Этот же менеджер производит отправление сведений о заказе для службы доставки.

3. Служба доставки выезжает на объект для дальнейшего уточнения сведений, производит все необходимые замеры.

4. После того, как все документы будут надлежащим образом оформлены и составлены они передадутся менеджеру по работе с клиентами. А он, в свою очередь, предоставит необходимые данные заказчику.

5. Заказчик, обдумав, все, поступившие предложения принимает решение о своем дальнейшем сотрудничестве с непубличное акционерное общество«ИРС» .

6. При наличии обоюдного согласия обеих сторон заключается договор между фирмой и заказчиком.

При такой ситуации обработка одной заявки занимает несколько дней. Помимо всего прочего, менеджер должен владеть большим объемом специальной информации и не забывать про службу доставки, так как именно она решает от того насколько быстро может связаться с заказчиком, а также произвести все необходимые расчеты и связываться с самим заказчиком. Но помимо дел, связанных непосредственно с закупкой оборудования, менеджер бывает, занят производством других работ на других объектах предприятия.

Использование специального ПО существенно ускорит как процесс внесения в базу персонального компьютера информации о материалах, так и ее поиск и использование в дальнейшем. Документы, подтверждающие качество материалов, полезно отсканировать и привязать к записи о поступившем материале, при этом бумажные оригиналы традиционно продолжают храниться в ПТО или бухгалтерии.

Программа должна обеспечивать хранение и доступ к данным, внесенным в разных местах и в разное время. Например, информация о заказанном оборудовании вносится в базу данных в момент получения материала при его заказе, а сканирование документов и их привязка к записям о материале может производиться камерально в помещении офиса [7, с.21].

На основе анализа деятельности непубличное акционерное общество«ИРС» был сделан вывод о необходимости создания собственной автомати­зированной информационной системы учета и контроля на предприятии. В качестве программной среды был выбран продукт компании Microsoft – Access, который даст возможность обеспечения сохранности информации о поставщиках, товарах, сроках поставки, сотрудниках, работающих в данной фирме.

На основе происходящих бизнес-процессов и пожелания руководства непубличное акционерное общество«ИРС» была создана информационная система в Microsoft Access, ее эффективность для дальнейшего применения в предприятии является тем, что ее экранная форма понятна любому пользователю, а процесс внедрения базы данных не будет требовать огромных затрат и глубоких знаний в области информационных технологий обыкновенному пользователю.

Этап автоматизации основывался на разработке конфигурации, через которую будет вестись деятельность рассматриваемого предприятия непубличное акционерное общество«ИРС». Представленная в конечном варианте АИС удовлетворяет вышеизложенным требованиям: созданы сущности для хранения данных, конечные документы, необходимые для работы с клиентами и оплаты услуг. Часть объектов не используется пользователями напрямую, но необходима для выполнения алгоритмов рабочего процесса.

Современное общество наполнено и пронизано потоками информации, которые нуждаются в обработке. В настоящее время повышение эффективности и расширение деятельности предприятия или организации связано с внедрением современных информационных технологий. Поэтому без информационных технологий, равно как без энергетических, транспортных и химических технологий оно нормально функционировать не может. Для обеспечения успеха на рынке любое предприятие должно предложить потребителю продукт, имеющий для него ценность. При этом ценность понимается как совокупность получаемых потребителем выгод и понесенных им расходов, соотношение «цена — качество». Чем выше ценность продукта или услуги для потребителя и чем в большей степени он считает цену приемлемой, тем вероятнее, что компания будет действовать успешно в долгосрочной перспективе. Поэтому повышение ценности товара или услуги является ключевой задачей стратегического планирования и выбора стратегии.

Информация в современном мире превратилась в один из наиболее важных ресурсов, а информационные системы стали необходимым инструментом практически во всех сферах деятельности. Разнообразие задач, решаемых с помощью информационных систем, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации.

Автоматизированная информационная система представляет собой комплексы информационных технологий, ориентированных на процедуры сбора, обработки, хранения, поиска, передачи и отображения информации предметной области.

Структуру автомати­зированной информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Автоматизированная информационная система состоит из двух подсистем: функциональной и обеспечивающей. Функциональная часть автомати­зированная информационная система включает в себя ряд подсистем, охватывающих решение конкретных задач планирования, контроля, учета, анализа и регулирования деятельности управляемых объектов. В ходе аналитического обследования могут быть выделены различные подсистемы, набор которых зависит от вида предприятия, его специфики, уровня управления и других факторов. Для нормальной деятельности функциональной части автомати­зированная информационная система в ее состав входят подсистемы обеспечивающей части автомати­зированной информационной системы (так называемые обеспечивающие подсистемы).

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем.

Существуют следующие категории информационных систем:

«Системы стратегического управления». Системы данной категории обеспечивают поддержку функций управления на стратегическом уровне (в большей части – анализ, планирование и контроль). Примерами информационных систем стратегического управления являются системы CORPORATE PLANNER, Project Expert, системы Balanced Scorecard различных производителей и др. разбиение систем данной категории на классы осуществляется в зависимости от глубины реализации в системах указанных функций управления: анализа, планирования, контроля. Фактические данные (данные учета) в эти системы вносятся либо вручную, либо путем импорта из систем оперативного учета в обобщенном виде.

«Системы среднесрочного управления». Системы данной категории еще называются системами управления эффективностью бизнеса (BMP – Busines Performans Managent, или Corporate Performans Management). К ним относятся как специализированные системы бюджетного планирования, контроля и управления по отклонениям (такие как Hyperion Pillar, Adaytum, Comshare MPC, Oracle Financial Analyzer, SyteLine Budgeting) так и инструменты класса «Инталевбюджетирование». Аналогично категории стратегического управления разбиение систем данной категории на классы осуществляется в зависимости от полноты реализации в этих системах функций управления: анализа, планирования, организации выполнения, учета и контроля. Такого рода системы обеспечивают создание многомерных взаимосвязанных бюджетов (операционных и финансовых), анализ, планирование, привязку стратегических показателей к операционным, контроль, факторный анализ отклонений. Кроме того, они позволяют построить реально работающую систему мотивации персонала и реализуют заданный регламент бюджетного процесса.

«Системы управления реального времени». Эти системы являются узко специализированными и, как правило, включают в себя некоторую аппаратную составляющую (датчики и устройства передачи данных) и аналитическое программное обеспечение, позволяющее задавать параметры и допустимые отклонения управляемого процесса, контролировать его ход, анализировать отклонения и выполнять управляющее воздействие при отклонении процесса от заданных параметров. При выборе таких систем у предприятий сложностей не возникает – они всегда четко знают, чего хотят, поэтому четко формулируют критерии выбора.

«Системы операционного управления». Это категория систем, предназначенных поддерживать операционное и оперативное управление предприятием. К ним относятся как западные разработки (SAP R/3, Oracle Applications, BAAN, SyteLine EPR, MFG, Irenaissance, IFS и др.), так и системы российские («Галактика», «Парус», «1С: Предприятие» и др.)

С развитием информационных технологий растут прозрачность мира, скорость и объемы передачи информации между элементами мировой системы появляется еще один интегрирующий мировой фактор. [1]

Актуальность дипломной работы обусловлена тем, что автомати­зированная информационная система на предприятии является очень серьезной задачей в области совершенствования информационных потоков на предприятии.

Объектом исследования является Закрытое акционерное общество «ИРС» (непубличное акционерное общество«ИРС»).

Предметом является информационная система непубличное акционерное общество«ИРС».

Цель данного дипломного проекта – создание информационной системы непубличное акционерное общество«ИРС».

Задачи:

1. Описание текущих бизнес-процессов на данном предприятии;

2. Выполнить анализ действующей организационной структуры предприятия;

3. Создание бизнес-модели, которая имитирует деятельность и структуру функционирования непубличное акционерное общество«ИРС»;

4. Выявление проблемных мест в работе непубличное акционерное общество«ИРС»;

5. Создание информационной системы непубличное акционерное общество«ИРС»;

6. Реализация АИС.

При написании дипломного проекта использовались стандарты в области проектирования ИС, литература, связанная с разработкой информационных систем и баз данных, а также периодические издания и ресурсы Интернет.

Целью автомати­зированного решения задачи является:

1. увеличение эффективности планирования;

2. сокращение времени задержек получения новых запасов материалов;

3. выявление отклонения фактических показателей от плановых.

4. повышение оперативности получения расчетных показателей;

5. повышение точности и достоверности выполняемых расчетов;

6. сокращение численности работников, занятых ручным счетом;

7. снижение стоимости на обработку;

8. увеличение количества аналитических показателей.

Назначением автомати­зированного решения задачи является:

1. автоматизация ввода и контроля переменной информации с первичных документов.

2. автоматизация загрузки и ведения базы данных с условно постоянной информацией:

3. расчет и получение результатных ведомостей.

4. осуществление выдачи результатной информации на экран, в файл.

5. выдача регламентированных и нерегламентированных отчетов. [6]

В состав работы входит только интерфейс / скриншоты проектируемого программного обеспечения без исходников. Фактическая разработка программного кода ПО не требовалась / не связана с темой

Поставленные перед началом разработки информационной системы требования были успешно выполнены. Первоначальной задачей являлся всесторонний, качественный и глубокий анализ информационных процессов малого бизнеса, что давало возможность успешно приступить к последующим стадиям работы. Так же были выделены определенные бизнес-процессы и бизнес-функции, автоматизация которых и являлась первоочередной задачей в работе.

Проведенные исследования, позволили сделать вывод, что одним из важнейших факторов (задач) в условиях рынка, позволяющих обеспечить получения максимальной прибыли, является оперативное управление, учет, контроль всем предприятием и обеспечение максимальной реализации продукции при минимизации себестоимости. Это возможно в том случае, когда каждый сотрудник современного предприятия обеспечен возможностью быстрого доступа к требуемой информации. Для этого и предназначены информационные системы. Применение специального программного обеспечения существенно увеличивает процесс внесения в базу персонального компьютера информации о материалах, так и ее поиск и использование в дальнейшем.

С другой стороны, чтобы выдержать конкурентную борьбу, предприятиям приходится постоянно оптимизировать методы ведения бизнеса в соответствии с текущей рыночной ситуацией, требованиями заказчиков и поставщиков. В этом также ключевую роль играют информационные системы, которые помогают в управлении бизнес-процессами и поддерживают принятие решений.

Таким образом, для оперативного управления предприятием и обеспечения ведения бизнеса в рыночной системе необходимо:

1. оперативно обеспечивать руководство и персонал предприятия качественной информацией;

2. своевременно и качественно вести анализ хозяйственной деятельности предприятия;

3. быстро и качественно принимать решения связанные с управлением основными и оборотными средствами предприятия.

Успешное выполнение основывается на грамотно сконструированной структуре базы данных, применяемой в системе, так как неверные выводы и ошибки построения могут сделать невозможным выполнение ряда условий и привести к существенным ошибкам и нарушению функционирования. За время проектирования были разработаны макеты входных данных, порядок взаимосвязей между объектами, структура конечной информации, система меню и информационные окна, созданные с применением Microsoft Access.

В дипломной работе на основе анализа действующей организационной структуры предприятия была построена бизнес-модель, имитирующая деятельность и структуру функционирования фирмы, занимающейся продажей оргтехники. Также, с помощью BpWin рассмотрены проблемные места в работе непубличное акционерное общество«ИРС» и предложены основные пути решения на основе применения созданной базы данных в процессе деятельности работы.

Эффективность разработанной АИС для дальнейшего применения в непубличное акционерное общество«ИРС» является то, что экранная форма понятна любому пользователю, внедрение базы данных не будет требовать огромных затрат и глубоких знаний в области информационных технологий обыкновенному пользователю.

Этап автоматизации основывался на разработке конфигурации, через которую будет вестись деятельность рассматриваемого предприятия непубличное акционерное общество«ИРС». Представленная в конечном варианте АИС удовлетворяет вышеизложенным требованиям: созданы сущности для хранения данных, конечные документы, необходимые для работы с клиентами и оплаты услуг. Часть объектов не используется пользователями напрямую, но необходима для выполнения алгоритмов рабочего процесса. Разработанная АИС соответствует предполагаемым в начале постановки задач решениям. И в дальнейшем АИС непубличное акционерное общество«ИРС» может являться частью интегрированной информационной системой управления деятельностью всего предприятия.

Внедрение данной АИС будет проходить постепенно, на данный момент система находится в тестовой эксплуатации. В дальнейшем ее развитие и модернизация осуществимы при постановке новых требований и условий, так как конечный продукт был создан с применением итерационного подхода, где представляется общая концепция системы, а незначительные мелочи могут не учитываться.

Представленный выше пример готовой работы бесплатно позволяет ознакомиться с ключевыми аспектами написания курсовых, дипломных работ и ВКР, а также магистерских диссертаций. Стоимость и возможность получения доступа к полной версии данной готовой работы по запросу:

- Онлайн-ответ "Узнать стоимость готовой работы"

- Мессенджеры WhatsApp, Telegram